La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din registru (art. 7 alin. 5 din H.G. nr.905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, modificată și completată) – fără a fi necesară vreo solicitare în acest sens, din partea acestuia;
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării, conform prevederilor art. 7 alin. 6 din H.G. nr.905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, modificată și completată.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să elibereze un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate (art.34 alin.5 din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, modificată și completată), în termen de 15 zile de la data solicitării. Acest document aduce informații necesare despre perioada de activitate a salariatului, în cadrul angajatorului și cuprinde următoarele elemente: datele de identificare ale salariatului, datele de identificare ale angajatorului, data și numărul contractului individual de muncă, tipul de contract, data începerii activității, funcția ocupată, salariul de bază și sporurile prevăzute în contractul de muncă, modificările suferite în executarea raportului de muncă, data încetării contractului individual de muncă, temeiul de încetare, perioadele de absențe nemotivate și concedii fără plată, semnătura reprezentantului legal al angajatorului și ștampila.
Până la data de 31.12.2010, actul oficial prin care s-a dovedit vechimea în muncă, vechimea neîntreruptă în muncă, vechimea neîntreruptă în aceeaşi unitate, vechimea în funcţie, meserie sau specialitate, timpul lucrat în locuri de muncă cu condiţii deosebite, retribuția tarifară de încadrare şi alte drepturi ce se includ în aceasta, a fost carnetul de muncă.
Persoanele care au fost încadrate în muncă până la data de 31.12.2010 pot solicita adeverințe de vechime aferente perioadelor lucrate, în cazul pierderii carnetului de muncă, în cazul în care în carnetul de muncă nu se regăsesc toate perioadele lucrate sau în cazul în care nu au avut întocmit carnet de muncă.
În cazul în care angajatorul se află, la momentul solicitării, în procedura de insolvență, faliment sau lichidare conform prevederilor legale în vigoare, administratorul judiciar sau, după caz, lichidatorul judiciar este obligat să elibereze salariaților, în termen de maximum 60 de zile calendaristice, un document care să ateste activitatea desfășurată de aceștia, conform prevederilor art. 34 alin. (5) din Legea nr. 53/2003– Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Succesorii în drepturi ai angajatorilor desființați au obligaţia de a elibera, la cerere, în termen de maximum 60 de zile calendaristice, adeverinţe cu datele existente în documentele pe care aceștia le deţin.
Cererea poate fi depusă în format letric sau în format electronic.
În cazul în care fostul angajator nu mai există, adeverințele se vor solicita în scris, după cum urmează:
- unității care a preluat arhiva acestuia, în cazul angajatorilor cu capital de stat și mixt;
- inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială a avut sediul social angajatorul, în cazul angajatorilor cu capital privat, în schimbul unei taxe de 20 lei/document.
În cazul în care angajatorul este desființat fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un alt angajator, obligația de a elibera adeverințele de vechime o au operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
Prin urmare, pentru a identifica operatoratul economic căruia trebuie să îi solicite adeverința, fostul salariat se va adresa Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale.
Serviciile arhivistice prestate de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor tarife ale căror limite maxime sunt stabilite anual de către Arhivele Naţionale.
Date privind societățile și succesorii în drepturi ai acestora pot fi obținute de la ONRC.
Adeverinţele, se eliberează în format letric şi se predau, la sediul deţinătorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal, ori se transmit prin servicii de curierat/poştale, cu confirmare de primire. Costul serviciilor de curierat/poştale este suportat de către solicitant.
Încălcarea de către angajator sau de către succesorul în drepturi a acestuia, a obligaţiei de a elibera adeverința de vechime, se constată și se sancționează de către Inspecția Muncii prin inspectoratele teritoriale de muncă.
Nerespectarea de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice a obligaţiei de a elibera adeverința de vechime se constată și se sancționează de către Arhivele Naţionale şi, după caz, de serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale.